Digitale Rechnung: Was die Kfz-Branche jetzt beachten muss

In vielen Unternehmen kommt die Digitalisierung nur langsam voran. Doch nun macht der Gesetzgeber Druck: Seit Jahresbeginn sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können.

Das ist denkbar einfach: Eine E-Mail-Adresse reicht. Doch ab 2027 sind alle Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro zusätzlich verpflichtet, an andere Unternehmen selbst nur noch E-Rechnungen zu senden.

Ein Jahr später folgen alle übrigen Betriebe. Angesichts der hohen Umsätze in der Kfz-Branche dürfte für die meisten Unternehmen der erste Stichtag gelten. Diesen auf die leichte Schulter zu nehmen, könnte teuer werden.

Wer sich zu viel Zeit lässt, dem drohen gravierende Konsequenzen. "Wer 2027 noch Rechnungen auf Papier verschickt, muss damit rechnen, dass der Empfänger diese zurückweist, um keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt zu bekommen", warnt Ralf Koke, Geschäftsführer von Loco Soft.

Das Unternehmen stellt in vielen Autohäusern die kaufmännische Software-Infrastruktur, das sogenannte Dealer Management System (DMS). Nur wer im richtigen Format Rechnungen stelle, sei zum Vorsteuerabzug berechtigt, so Koke weiter.

Umgekehrt kann sich eine zügige Umstellung finanziell lohnen. Darauf weist der ZDK hin. Die E-Rechnung kann eine Chance für die Digitalisierung der Rechnungsprozesse und der Buchhaltung sein und auf Dauer "zu Effizienzgewinnen und Kosteneinsparungen führen", so der Verband.

Das sieht Koke ähnlich. Allein Druck und Versand dauere pro Rechnung etwa fünf Minuten. "Auf das Jahr hochgerechnet ergeben sich daraus erhebliche Personalkosten. Hinzu kommen Materialkosten und Porto."

Der Zentralverband des deutschen Handwerks betont, dass etwa in Österreich durch die Umstellung auf E-Rechnungen bis zu 80 Prozent der mit der Rechnungsbearbeitung verbundenen Kosten eingespart werden.

Und Versand und Empfang sind nur das Eine: Schon jetzt ist es in modernen DMS möglich, erstellte Rechnungen im Hintergrund vollautomatisiert buchen zu lassen. Perspektivisch sollen auch eingehende Rechnungen automatisch in der Finanzbuchhaltung oder Warenbeständen verbucht werden.

Koke schätzt, dass rund die Hälfte der Loco-Soft-Nutzer auf den Versand von E-Rechnungen umgestellt hat. Allerdings gebe es noch einen erheblichen Anteil kritischer Händler. Das könnte auch daran liegen, dass auf lange Sicht geplant ist, dass jede verschickte E-Rechnung gleichzeitig in Kopie an das Finanzamt geht.

Darüber hinaus besteht gerade zum Start ein Risiko, Opfer von Cyber-Kriminellen zu werden. Der ZDK warnt ausdrücklich davor, dass Betrüger die neue Pflicht zur E-Rechnung für den Versand von Fake-Rechnungen mit Malware ausnutzen könnten.

Deswegen von der E-Rechnung abzusehen, sei aber auch nicht der richtige Weg, meint Koke. In einem Haus verzichte man schließlich auch nicht auf eine notwendige neue Tür, nur weil man dort theoretisch einbrechen könne.