Zu viele Meetings - so sagen Sie den Zeitfressern den Kampf an

Immer noch werden zu viele unproduktive Meetings durchgeführt. Das ist das Ergebnis einer Untersuchung der Organisations- und Personalberatung Korn Ferry, die 1945 Berufstätige befragt hat. 67 Prozent der Befragten haben dabei angegeben, zu viel Zeit in Meetings zu verbringen, die sie von der eigentlichen Arbeit abhalten. Jeder fünfte (21 Prozent) gab an, pro Woche fünf Stunden in unproduktiven Besprechungen zu verbringen.

Nun ist ohnehin niemand ständig in 100 Prozent seiner Arbeitszeit produktiv. Realistisch seien im Durchschnitt 70 Prozent produktive Zeit, schätzt Thomas Faltin, Senior Client Partner und Experte für Organisationsdesign bei Korn Ferry. Allerdings sage das „noch nichts über die Qualität der Arbeit aus, die verrichtet wird. Und die ist in den meisten Fällen schlechter, wenn die restlichen 30 Prozent falsch eingesetzt worden sind – das können häufig unstrukturierte, nicht zielführende und gar chaotische Meetings sein. Sie beinträchtigen die Motivation und damit auch die Produktivzeit negativ“, so der Organisationsexperte.

So sagten nur 16 Prozent der Teilnehmer, dass die von ihnen besuchten Meetings einen positiven Einfluss auf ihre Arbeit hätten. Direkte Gespräche mit Vorgesetzten sowie Kolleginnen und Kollegen schätzen dagegen 64 Prozent als sehr positiv ein.

Mehr als ein Drittel (35 Prozent) der Befragten gibt zu, auch dann an Meetings teilzunehmen, wenn schon im Vorfeld absehbar ist, dass sie nichts bringen. 21 Prozent gaben an, pro Woche mindestens fünf Stunden Zeit für unproduktive Meetings aufzuwenden. „Ich halte diese Zahl für noch zu gering – je nach der Meeting-Kultur eines Unternehmens“, sagt Thomas Faltin.

Den Mitarbeitern und den Führungskräften rät Faltin, „bei einer ausgeprägten Meetingkultur nicht im ersten Schritt die Besprechungen an sich in Frage zu stellen. Sondern zunächst einmal zu überlegen: Wie lassen sich diese produktiv gestalten und gezielt nutzen, um Entscheidungen herbeizuführen und das Team voran zu bringen.“ Sei das nicht machbar, „ist die Sinnfrage einzelner Meetings deutlich fundierter zu stellen. Des Weiteren brauchen Meetings in der Regel sinnvolle Vor- und Nachbereitung sowie eine klare Agenda und eine entsprechende Zielsetzung“, so Faltin.

Der Unternehmensleitung empfiehlt Faltin zu definieren: „Wie viel Zeit soll in meinem Unternehmen durch Gruppenaustausch gebunden werden – und könnte es nicht sinnvoll sein, gerade häufige Jour Fixes und Regelmeetings zu kürzen oder gar ganz zu streichen und stattdessen eine direkte Kommunikation zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu fördern.“

Dazu, wie die die produktive Zeit des Arbeitstags am besten zu nutzen ist, hatten die von Korn Ferry befragten Mitarbeiter klare Vorstellungen. 87 Prozent stimmten zu, dass häufigere Pausen dazu führen würden, ihre Produktivität insgesamt zu steigern, selbst wenn dadurch die tatsächlich in die Arbeit investierte Zeit sinke. „Gerade in kreativen Berufen ist Präsenzzeit kontraproduktiv. Psychologisch ist bewiesen, dass Kreativleistung häufig eher bei einem Waldspaziergang als vor dem Schreibtisch stattfindet. Gerade wer viel Nachdenken muss, dem sollten die hier geforderten Pausen unbedingt zugestanden werden, um ein deutliches Plus an Leistung abrufen zu können“, betont Organisationsexperte Faltin.

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